V tomto dokumentu vysvětlujeme, jak zpracováváme osobní údaje návštěvníků webu, zájemců o naše služby, odběratelů novinek, uchazečů o práci a kontaktních osob našich klientů a partnerů.
1. Správce osobních údajů
Správcem je MIND 4 FLOW s.r.o., IČO 17743923, DIČ CZ17743923, se sídlem Školská 689/20, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městský soud v Praze, oddíl C, vložka 375234.
Pro otázky a uplatnění práv napište na info@mind4flow.cz nebo volejte +420 777 751 454. Stejné kontakty slouží jako naše místo pro otázky ochrany soukromí.
2. Jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho
| Situace a údaje | Účel a právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|
| Poptávka a komunikace: jméno, e-mail, volitelný telefon, firma, obsah zprávy a navazující komunikace. Pokud jste povolili analytiku, také zdroj návštěvy, parametry kampaně, vstupní stránka a odkazující stránka. | Vyřízení dotazu a jednání o spolupráci: kroky před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u obecné komunikace náš oprávněný zájem podle písm. f). | Poptávka uložená webem nejvýše 12 měsíců od odeslání. Navazující komunikace nejvýše 12 měsíců od posledního kontaktu, pokud spolupráce nevznikne. Při uzavření smlouvy se relevantní údaje dále vedou v klientské dokumentaci. |
| Klienti a partneři: identifikační, kontaktní, smluvní, fakturační a platební údaje, záznamy o plnění a komunikaci. | Plnění smlouvy, právní povinnosti v účetnictví a daních a náš oprávněný zájem na ochraně a uplatnění právních nároků. | Po dobu spolupráce, poté zpravidla 3 roky pro právní nároky; účetní a daňové doklady 5 až 10 let podle příslušných předpisů. |
| Newsletter: e-mailová adresa a komunikace dokládající žádost o odběr nebo odvolání souhlasu. | Zasílání novinek na základě souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas lze kdykoli odvolat e-mailem na info@mind4flow.cz. | Do odvolání souhlasu; komunikaci dokládající vaši žádost můžeme uchovat až 3 roky poté pro doložení splnění povinností. |
| Výběrové řízení: jméno, kontakty, pozice, informace v životopisu, motivačním dopise a komunikaci. | Kroky před případným uzavřením pracovní smlouvy a náš oprávněný zájem na vedení výběrového řízení. | Po dobu výběrového řízení a nejvýše 6 měsíců po jeho ukončení. Pro zařazení do databáze uchazečů na delší dobu bychom si vyžádali samostatný souhlas. |
| Provoz webu: IP adresa, datum a čas požadavku, adresa stránky, technické údaje prohlížeče a zařízení a bezpečnostní záznamy. | Bezpečný a spolehlivý provoz webu na základě našeho oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. | Provozní záznamy zpravidla nejvýše 30 dnů; déle pouze při řešení konkrétního bezpečnostního incidentu nebo právního nároku. |
| Google Analytics 4: online identifikátory, navštívené stránky, události, přibližná poloha a údaje o prohlížeči a zařízení. Google úplnou IP adresu po určení přibližné polohy neukládá. | Měření návštěvnosti a zlepšování webu výhradně na základě souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Analytický skript se bez souhlasu nenačte. | Souhlas nejvýše 12 měsíců. Analytické cookies nejvýše 12 měsíců; uživatelská a událostní data v Google Analytics podle nastavení služby nejvýše 14 měsíců. |
Podrobnosti o technických úložištích a analytice jsou v zásadách používání cookies.
3. Odkud údaje získáváme a co musíte poskytnout
Údaje získáváme především přímo od vás, z vaší komunikace s námi a při používání webu. U firemních kontaktů můžeme použít také údaje z veřejných rejstříků, profesních sítí nebo webu vašeho zaměstnavatele.
Poskytnutí údajů pro poptávku, newsletter nebo výběrové řízení je dobrovolné. Bez údajů označených jako povinné však nemůžeme zprávu nebo přihlášku vyřídit. Odmítnutí analytických cookies nemá vliv na dostupnost webu ani našich služeb.
4. Příjemci a zpracovatelé
Údaje mohou podle konkrétní situace zpracovávat zejména:
- Vercel Inc. jako poskytovatel hostingu, doručování webu a bezpečnostních provozních služeb;
- Neon, LLC jako poskytovatel databázové infrastruktury pro uložené poptávky;
- Google Ireland Limited a společnosti skupiny Google pro firemní e-mail, správu poptávek v Google Sheets a, pouze po souhlasu, Google Analytics;
- naši účetní, daňoví, právní a IT poradci, jsou-li pro daný účel potřeba;
- orgány veřejné moci, pokud nám předání ukládá právní předpis.
Osobní údaje neprodáváme. Odkazy na LinkedIn, Instagram a WhatsApp vedou na služby jiných správců; údaje jim předá váš prohlížeč až po otevření příslušného odkazu.
5. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří technologičtí dodavatelé působí v USA nebo využívají globální infrastrukturu. Předání mimo EHP se opírá zejména o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro certifikované účastníky EU–US Data Privacy Framework, případně o standardní smluvní doložky Evropské komise a doplňující ochranná opatření. Kopii použitých záruk si můžete vyžádat na našem kontaktním e-mailu.
6. Automatizované rozhodování
Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.
7. Vaše práva
Za podmínek GDPR máte právo:
- získat přístup k osobním údajům a jejich kopii;
- požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
- požadovat výmaz nebo omezení zpracování;
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
- na přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy;
- kdykoli odvolat souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Můžeme si přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
8. Zabezpečení a změny dokumentu
Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména šifrovaný přenos, omezení přístupů, autentizaci administrace a průběžné aktualizace. Tuto informaci můžeme upravit při změně služeb nebo právních požadavků. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce s uvedeným datem účinnosti.